STRUTTURE FONDAMENTALI

Le strutture fondamentali dell'organizzazione rotariana sono il Club e il Distretto. Per il Rotaract si può dire la stessa cosa con qualche ulteriore precisazione.
L'autonomia - ad ogni club è riconosciuta un'ampia autonomia, purché questa venga realizzata in accordo allo Statuto ed alle fonti normative citate.
Così come nei Rotary Club, per i Rotaract l'autonomia si esplica principalmente:
1) nella discrezionalità dei club nell'ammettere i soci;
2) nel progettare le attività di servizio;
3) nel gestire il bilancio economico;
4) nella elezione dei dirigenti.
Il Club è una struttura in sé completa e definita.
Ai Distretti sono affidati compiti di coordinamento territoriale e di stimolo nei confronti dei club, fatta salva l'autonomia di questi ultimi. A questi compiti si sono aggiunti negli ultimi anni i progetti di servizio comuni ai club che possono (ma non è necessario) essere gestiti, proposti e/o organizzati dal Distretto.
L'adesione dei singoli club a queste iniziative distrettuali è facoltativa e per realizzarli il distretto deve vedere approvato il proprio progetto dai tre quarti dei club in sede di assemblea distrettuale.
I modi con i quali l'organizzazione distrettuale può e deve intervenire nelle questioni interne di un club sono ben definiti dal regolamento, i casi limitati, la sensibilità e la discrezione richieste massima.
I Rotaract devono, poi, godere anche di autonomia nei confronti dei Rotary sponsor.
Con il passare degli anni tale autonomia si è accresciuta (non molto tempo fa le riunioni dei club Rotaract non erano valide se non vi presenziava un rotariano delegato) e tale autonomia deve essere soprattutto psicologica e basata sulla maturità dei club Rotaract.
L'assemblea dei soci - l'assemblea è la sede naturale ove discutere e approvare - con metodo democratico - i progetti in cantiere, ascoltare i responsabili delle commissioni, conoscere la situazione economica dei club.
Durante l'assemblea i presidenti sono tenuti a relazionare dettagliatamente sulle decisioni adottate dal Consiglio e a fornire un consuntivo delle attività svolte.
Opportunamente molti club, all'inizio dell'anno sociale, distribuiscono il calendario delle assemblee ordinarie dei soci dell'intero anno sociale. In questo modo i soci conoscono con ampio anticipo le date delle assemblee e possono pianificare la propria vita associativa. Ovviamente all'inizio di ogni mese la "lettera mensile" inviata dal segretario ai soci comunicherà, insieme alle altre attività, i dettagli sulle riunioni programmate.
Una intelligente programmazione delle attività dei club impone che il presidente alla prima assemblea dell'anno sociale presenti e chieda l'approvazione della propria relazione programmatica. In questo modo - salvo aggiustamenti in corso d'opera - si mette un punto fermo sulle cose da fare, su quali soci debbano interessarsene e sui tempi per realizzarle.
Allo stesso modo i bilanci preventivo e consuntivo dovrebbero essere presentati all'assemblea dal tesoriere ed approvati in occasione della prima ed ultima riunione dell'anno.
Naturalmente alle assemblee devono essere invitati anche gli aspiranti soci che possono in questo modo prendere confidenza con l'ambiente dei club.
Le riunioni dell'assemblea servono per coinvolgere i soci nella pianificazione dei programmi e nella loro realizzazione. Un buon numero di attività di servizio diversificate (nessun socio può essere obbligato a partecipare ad un service, ma tutti i soci devono impegnarsi almeno per uno dei progetti dei club) è - tra l'altro - il modo migliore, insieme a riunioni ben organizzate con relatori interessanti, per incrementare l'organico.

Caminetti e conviviali - una buona idea, nel più genuino spirito rotariano, è quella di ospitare il più possibile le assemblee a turno nelle case dei soci. Alcuni club, periodicamente, organizzano riunioni conviviali. Il clima informale e più disteso stimola in ogni caso la partecipazione dei soci e favorisce l'ambientamento degli aspiranti.

La rappresentanza - i Rotaract club sono rappresentati dal presidente che è tenuto ad esprimere le posizioni assunte dal consiglio direttivo o dall'assemblea dei soci.
Il regolamento distrettuale prevede la possibilità di far rappresentare il club da altri soci, ma un presidente che rinuncia sistematicamente a rappresentare il proprio club è inadempiente rispetto ad una buona parte dei compiti assunti con l'elezione. 
I presidenti dovrebbero sempre ricordare che l'immagine dei proprio club coincide, in buona parte nell'anno in cui sono in carica, con quella che essi riescono a dare di se stessi. 

Anno sociale - l'anno sociale rotaractiano coincide con quello rotariano e decorre dal primo giorno dei mese di luglio di ciascun anno fino al 30 giugno successivo. A cavallo tra l'inizio la fine dell'anno sociale, i club organizzano una cerimonia nel corso della quale il presidente e il consiglio direttivo uscente passano le consegne al nuovo consiglio direttivo. Naturalmente - a prescindere dalla data fissata per il passaggio delle consegne - il nuovo consiglio direttivo entra in carica a tutti gli effetti il 1° luglio. 
Salvo improbabili deroghe, non è possibile assumere cariche in un club per un periodo inferiore ai 12 mesi.

Il delegato Rotary per Il Rotaract - ogni Rotary sponsor deve nominare al suo interno una commissione composta da almeno tre soci che si occupi dei rapporti con il Rotaract. Uno di questi è nominato delegato Rotary per il Rotaract: si tratta dei rotariano che segue da vicino le attività dei Rotaract e ne riferisce al club sponsor. Deve essere chiaro ai rotariani e a rotaractiani che le due associazioni sono partners in service su posizioni di pari dignità. 

Elezioni - a norma di Statuto, le elezioni per il consiglio direttivo si devono tenere entro il 1° marzo dell'anno precedente all'entrata in carica. I soci eletti entrano in carica il primo luglio. I quattro mesi tra l'elezione e l'assunzione della carica sono il periodo propizio per la programmazione delle attività dei club.
Godono di elettorato attivo e passivo solo i soci in regola: ovvero quelli che abbiano saldato le quote sociali e siano in regola con le norme relative all'assiduità.
Vanno quindi esclusi dal voto - né possono essere eletti alle cariche sociali - soci morosi o che non siano stati presenti ad almeno il 60% delle riunioni programmate tenutesi nell'anno sociale.
La commissione regolamento dei club o il segretario devono accertare l'esistenza in capo ai soci dell'elettorato attivo e passivo e comunicare ai soci e al club eventuali esclusioni.
Per evidenti motivi sono privi di elettorato passivo, e quindi non possono essere eletti a nessuna carica dei club, coloro che il 30 giugno dell'anno sociale in corso escono dal club per limiti di età.
A norma di Statuto la presenza della maggioranza semplice dei soci presenti e in regola è il solo requisito per eleggere i dirigenti dei club: i regolamenti interni non possono aggravare o alleggerire tale quorum deliberativo.

Proibizione di campagna elettorale - benché per il Rotaract non vigano le stesse norme esistenti nel Rotary, anche nel Rotaract deve ritenersi che i precedenti di servizio di un socio e le sue attitudini a ricoprire un determinato incarico siano sufficienti e che, quindi, non sia necessario ricorrere ad azioni pubblicitarie. Pertanto i candidati a cariche elettive all'interno dei club dovrebbero evitare di farsi pubblicità specie attraverso la distribuzioni di materiale pubblicità rio. Come anche dovrebbero avere la sensibilità di non apparire in pubblico sottolineando la propria posizione di candidato.

Il Consiglio Direttivo - il consiglio direttivo è composto dal presidente, dal past president, dal tesoriere, da tre consiglieri e dagli altri membri previsti dal regolamento dei club. E' l'organismo chiave per realizzare un club efficiente: un presidente solo, senza l'apporto di un valido C.D. non riuscirà mai a realizzare i programmi. Allo stesso modo le assemblee risulterebbero poco costruttive se si volesse discutere di tutti i particolari operativi dei progetti da realizzare. La funzione dei consiglio direttivo è prevalentemente esecutiva: porta a compimento i programmi dei club approvati durante le assemblee ed è responsabile nei confronti dei Distretto della realizzazione dei progetti distrettuali cui il club abbia aderito.
Questioni urgenti possono essere decise dal consiglio direttivo che dovrà sempre informarne i soci alla prima assemblea utile.

Le cariche - i compiti a le mansioni dei dirigenti sono ben descritti nelle fonti regolamentari. L'assunzione di una carica va intesa come un service, particolare e gratificante, nei confronti dei club.
Sono le persone a dare importanza a una carica e non le cariche a dare importanza alle persone (un semplice membro di una commissione può a volte dare un contributo maggiore all'anno rotaractiano dei proprio club di tutto il consiglio, presidente compreso). Infine è bene sempre ricordare che tutto ciò che si fa nel Rotaract deve essere un passo verso un impegno futuro maggiore e più maturo: un socio che, concluso il suo incarico, si eclissa senza motivi validi dimostra inequivocabilmente che la sua attività precedente è stata un semplice esercizio di vanità.

Il Presidente - il Presidente, primus inter pares nel Consiglio Direttivo, deve dirigere il club con moderazione, equilibrio, temperamento e soprattutto con l'esempio. Il primo dovere dei presidente è di mantenere il club vitale. Egli deve evitare l'identificazione dei club con la propria persona, coinvolgere tutti i soci, partecipare alle attività dei proprio club e degli altri, dei distretto e delle associazioni presenti sul proprio territorio, non deve eccedere nel formalismo, ma al contempo non cadere nella superficialità.
E' compito dei Presidente redigere in tempo utile un programma da sottoporre alla prima assemblea dell'anno sociale da tenersi nel mese di luglio o - al più tardi - ai primi di settembre. Il programma dovrebbe essere diversificato e privo di argomenti eccessivamente specialistici.
Durante l'anno sociale, nel rispetto delle azioni programmate, il presidente si adopera per la realizzazione dei progetti.
Egli, inoltre, programma e presiede le riunioni dei club, tiene i contatti con il Rotary padrino (attraverso l'invio di comunicazioni sulle attività dei club e la realizzazione di service e riunioni comuni).
Cura i rapporti con l'R.D., il Distretto e con il Rotary International (inviando il rapporto annuale sulle attività dei club e partecipando al Rotaract Pre-Convention Meeting).
Con il supporto dei consiglio direttivo, il presidente può creare commissioni di lavoro.
Ma gli impegni dei presidente sono molti altri e tutti onerosi: il compito più importante e difficile è quello di far sorgere e coltivare tra i soci il senso di appartenenza al club, al distretto, al Rotaract.
Il vicepresidente - se utilizziamo il concetto prima espresso che è l'uomo a dare importanza alla carica e non viceversa, poco altro c'è da aggiungere sulla figura dei vicepresidente. Egli, magari nell'ombra, non attende inerte le "disgrazie" dei presidente, ma funge da suo primo consigliere, è propositivo, sempre presente e pronto ad aiutare gli altri dirigenti sovraccarichi di lavoro. Il vicepresidente è tenuto a verificare la realizzazione dei progetti e delle attività dei club. Presiede le riunioni nelle quali il presidente è assente. Un vicepresidente responsabile è spesso la chiave dei successo di un anno rotaractiano.

Il Segretario - al Segretario spetta la cura delle comunicazioni dei club, sia quelle rivolte verso l'esterno sia quelle rivolte ai soci.
Fornire accurate informazioni è la chiave per la riuscita dei progetti. Un ottimo progetto che venga mal veicolato al pubblico si risolve purtroppo in un fallimento.
Per facilitare la circolazione delle informazioni il segretario deve inviare all'inizio di ogni mese una lettera ai soci, ai presidenti degli altri club dei distretto, al presidente e al delegato dei Rotary padrino, al Governatore Rotary, al R.D. e al Rotary International nella quale vengono indicati gli impegni e gli appuntamenti dei club.
Il segretario, inoltre, redige e conserva i verbali delle assemblee ordinarie a straordinarie e del consiglio direttivo con particolare attenzione e precisione.
Cura e custodisce l'archivio del club conservando in maniera ordinata, catalogata e datata la Carta costitutiva, lettere, inviti, gagliardetti, fotografie a quanto prodotto o in possesso dei club. L'archivio è la piccola memoria dei club: distruggerlo o non averne cura è un atto odioso.
Il segretario, inoltre, redige il prospetto relativo alle presenze dei soci, che sarà utilizzato per le statistiche di assiduità.
Altra incombenza è di comunicare al segretario del Rotary sponsor i nomi dei soci del Rotaract che sono usciti dal club per raggiunti limiti di età e che hanno prestato con onore il loro servizio nel sodalizio.
In assenza di un addetto stampa che curi le pubbliche relazioni è il segretario che deve occuparsi anche di questo aspetto.
E' nostra esperienza che un buon anno rotaractiano nasce, spesso, da una buona intesa tra il presidente ed il segretario. Quest'ultimo non solo deve fornire un valido supporto al primo aiutandolo e sostituendolo nelle relazioni esterne quando se ne presenti la necessità, ma sarà anche la persona con la quale più spesso chi rappresenta il club si confronterà per trarre valutazioni sul suo operato.

Il tesoriere - una delle figure meno amate tra i soci è quella dei tesoriere. A nessuno piace pagare le imposte, ma va ricordato che questo è uno dei ruoli fondamentali per il buon funzionamento dei club. Il tesoriere non è solo un esattore, più o meno burbero, ma è soprattutto colui che con il presidente e il consiglio direttivo pianifica le attività dei club in considerazione delle capacità finanziarie dello stesso.
Occorre in primo luogo ricordare che le norme internazionali richiedono che qualsiasi tassa o quota chiesta ai soci dovrà essere di modica entità e andrà utilizzata solo per, coprire i costi di amministrazione dei club.
I fondi per le attività ed i progetti intrapresi dal club dovranno essere trovati esulando da queste tasse, quote o contributi.
Le qualità dei tesoriere sono, ovviamente, l'ordine, la precisione, la puntualità nel pagare le quote distrettuali da versare ogni anno, la capacità di controllare le spese dei club e di far rispettare le regole.
Dagli atti dei tesoriere possono derivare decisioni regolamentari importanti: esclusione di un socio dal diritto di voto o dal club, addebito al club degli interessi moratori nel caso di mancato pagamento delle quote.
Il tesoriere è tenuto a pagare le quote al distretto: il mancato pagamento - a termini di regolamento distrettuale - comporta la sospensione dei club dalle attività distrettuali e il deferimento al Governatore dei Distretto Rotary.
Infine, il tesoriere deve organizzare la cassa in occasione delle manifestazioni organizzate dal club e regolare i conti con i fornitori. In questo caso egli rappresenta l'immagine dei club.
Sarebbe bene che in ogni assemblea il tesoriere facesse una breve relazione sullo stato di cassa, indicando introiti e spese sostenute nel periodo tra le riunioni.
Al principio e al termine dell'anno sociale il tesoriere deve redigere e proporre all'approvazione dell'assemblea il bilancio preventivo e consuntivo.
E' il consiglio direttivo che stabilisce le spese, individua i mezzi per finanziare le attività (le quote sociali non possono essere utilizzate a questo scopo). Il tesoriere agisce solo su mandato dei C.D. o dell'assemblea e il presidente può autorizzare le spese improvvise ed inderogabili, purché non di entità elevata.

Il prefetto - per una organizzazione proiettata verso l'esterno il ruolo dei prefetto è strategico. La figura dei prefetto non è espressamente prevista dallo Statuto, ma è stata introdotta, sull'esempio dei Rotary Club, per gestire i momenti ufficiali. Per questo motivo il prefetto non è un dirigente dei club, ma un consigliere al quale viene delegato tale compito specifico.
Il prefetto dovrebbe stare sempre in attività, dovrebbe fare gli onori di casa cercando di interpretare gli sguardi fulminanti dei presidente.
Per consuetudine il prefetto organizza le conviviali, coadiuva il presidente nell'accogliere gli ospiti, è responsabile dello svolgimento ordinato delle manifestazioni organizzate dal club, curando l'afflusso alle sale e il tranquillo svolgimento dei lavori. Prima ancora il prefetto visiona i luoghi di riunione e di svolgimento delle attività, prepara le sale, cura l'aspetto degli inviti. Già questo basterebbe. Ma il vero compito dei prefetto è di mettere a proprio agio le persone che hanno a che fare con il club: il prefetto è l'immagine dell'ospitalità e dei culto dell'amicizia che regna nel club. Nelle attività esterne il prefetto deve occuparsi dell'immagine dei club procurando che tutto sia perfetto. Nelle attività interne il prefetto deve accogliere i soci e in particolare gli aspiranti per farli sentire dove sono: a casa propria.

Il past president - unico membro non elettivo dei consiglio direttivo, in cui entra di diritto è il past president colui che nell'anno sociale immediatamente precedente ha svolto la funzione di presidente del club. La presenza dei past president nel Consiglio Direttivo evidenzia l'importanza di far tesoro delle esperienze appena trascorse, un motto di qualche anno fa recitava: "Rinnovarsi nella tradizione". L'apporto e i consigli di chi ha fatto il presidente sono preziosi e non andrebbero trascurati dalla dirigenza attuale. D'altra parte il past president non deve lasciarsi prendere dalla stanchezza dei dopo-presidenza, e non deve far mancare il suo prezioso apporto.

Il presidente incoming - entro il I' marzo di ogni anno il club deve eleggere il presidente e il consiglio direttivo dei successivo anno sociale. Il presidente eletto, che assumerà le funzioni il 1°' luglio successivo, è detto presidente incoming. Il tempo intercorrente tra l'elezione e l'entrata in carica deve servire al presidente incoming e al suo consiglio direttivo per programmare le attività dell'anno sociale successivo.

Commissioni - I club possono organizzare commissioni di soci per la realizzazione dei progetti relativi alle varie azioni. E' una scelta da ponderare attentamente poiché lo scopo delle commissioni è quello di far divenire operativi i progetti e non di annegarli in un mare di chiacchiere!

L'ospitalità - E' una delle virtù civili che più si legano all'idea rotariana e che ha la sua plastica incarnazione nella figura del prefetto.
Come tale va coltivata tra i soci, tra i club, riguardo a ogni persona che presenzia a una nostra riunione.
Spesso si riduce l'idea di ospitalità al piccolo problema di chiedere una quota di partecipazione o il costo di una cena al presidente, al delegato, al Rappresentante Distrettuale in visita al club. Si deve saper esprimere una vera e sincera ospitalità nei confronti degli amici che visitano la vostra "casa rotaractiana". 
Ciò significa, facendo qualche esempio al quale non vogliamo ridurre il concetto, che i soci di altri club dovrebbero essere salutati ufficialmente nelle riunioni, accolti e coinvolti amichevolmente, se poi si tratta di un presidente, il consiglio diventa un obbligo.
Nello stesso tempo avvertire il prefetto o chi per lui della propria presenza, se ciò è richiesto, o della propria assenza, se attesi, è un lodevole e necessario comportamento.
Con questi modi si esprime un'idea fondamentale: i rotaractiani di tutto il mondo appartengono tutti a uno stesso gruppo, che pratica il servire attraverso l'amicizia, che crede nell'amicizia come strumento per migliorare la comprensione internazionale, per abbattere le barriere, per meglio diffondere l'etica in cui crediamo.
Chi tratta un altro rotaractiano come un estraneo appartiene al nostro club per un deprecabile sbaglio.

Le pubbliche relazioni - essere amici vuoi dire comunicare - uno dei rischi che i Rotaract club corrono è di essere autoreferenziali: essi a volte sembrano vivere solo per se stessi e le attività di service sembrano indirizzate solo ai soci e a pochi altri. Si passa dal servíce che significa altruismo e apertura verso il mondo al self-service una pericolosa chiusura a riccio nei confronti della realtà. Da questa involuzione nasce il pregiudizio difficile da scardinare secondo cui il Rotaract sarebbe una associazione un po' snob di giovani senza problemi dediti a una forma di carità penosa.
Orbene le notizie devono essere il miglior strumento dei rotaractiani per presentarsi al mondo intorno a loro. I progetti hanno maggiori probabilità di ottenere appoggi e di essere apprezzati se il pubblico è informato dell'esistenza dei club e dei suoi successi. Solo informando la comunità sui risultati raggiunti è possibile contribuire a creare una positiva immagine dei Rotaract.
Rendere la comunità conscia dell'esistenza dei club ha anche lo scopo di attrarre nuovi soci. Tra le attività tese a diffondere la conoscenza delle attività del Rotaract si può considerare l'affissione dì manifesti, l'incontro con studenti delle scuole superiori o università, l'organizzazione di uno stand dei Rotaract o pubblicizzare le vostre attività tramite i media locali.

Rapporti tra club - un club chiuso in se stesso non è un club sano. I club devono sforzarsi di intrecciare tra di loro una rete di relazioni e di portare avanti programmi comuni. Le attività realizzate da più club vengono definite interclub. Anche nel caso in cui l'appoggio di un club a un programma comune sia stato limitato, il club deve sempre vedere riconosciuta la titolarità dell'azione intrapresa con pari dignità rispetto agli altri. Ciò comporta che - ad esempio - nei biglietti di invito i nomi dei club vengano stampati uno accanto all'altro. Si ricordi che quando due club realizzano un'attività in comune è obbligatorio indicare il Distretto di appartenenza.
L'R.D. può costituire gruppi di club per favorire attività comuni ma tali gruppi non possono assumere un ruolo autonomo né possono darsi una 'organizzazione" e un "regolamento".

Chiusura e ristrutturazione dei club - un club può essere chiuso per il ritiro della sponsorizzazione da parte dei Rotary padrino, per deliberazione dei soci o per decisione dei Rotary International. A questi casi segue il ritiro della Carta e i soci perdono la qualifica di rotaractiani. Essi dovrebbero restituire lo spillino dei club e le tessere.
Capita spesso che alcuni club si trovino in gravi difficoltà specie per carenza di organico: in questi casi si preferisce evitare di ritirare la carta al club nella speranza che nel giro di qualche mese le attività possano riprendere. Nell'attesa, il club viene posto in ristrutturazione e i soci residui non perdono la qualifica di rotaractiani. Opportunamente il Regolamento Distrettuale regolamenta i casi di ristrutturazione i quali devono durare limitatamente nel tempo poiché è inutile tenere aperti club solo formalmente senza che sussistano possibilità di ripresa delle attività a scadenza ragionevole.